Google Vault Gemini: exporte los chats de IA para auditorías

Semáforo UOL: Oportunidad

Google Vault ya exporta las conversaciones con Gemini dentro de Gmail, Drive, Docs y Meet, una ayuda para empresas que deben responder auditorías o pedidos legales.

Desde el 22 de octubre, los administradores de Google Workspace pueden usar Google Vault para filtrar y exportar las conversaciones que sus usuarios tuvieron con Gemini dentro de Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides y Meet. Vault es la herramienta de Google para conservar, buscar y exportar datos de la empresa ante obligaciones legales o regulatorias. La exportación sale en formato JSON, un archivo de texto estructurado que otros sistemas pueden leer. En concreto: lo que su equipo le pide a la IA dentro de Workspace ya puede quedar documentado.

Qué incluye la exportación

Según el anuncio en Google Workspace Updates, el alcance es este:

• Solo conversaciones creadas con el historial de conversaciones activado.
• Contenido: las consultas de los usuarios, las respuestas de la IA, los adjuntos generados (por ejemplo, imágenes), los enlaces a archivos de Workspace citados (un documento de Drive, un hilo de Gmail) y las citas.
• Filtros: cuentas de usuario o unidades organizativas (los grupos en que el administrador ordena las cuentas) de hasta 5.000 usuarios, y un rango de fechas con zona horaria.
• Se inicia desde la pestaña de búsqueda de Vault, eligiendo «Gemini in Workspace». El soporte para la API de Vault, la vía para automatizarlo, llegará dentro de los 14 días posteriores al lanzamiento en la interfaz.

Está disponible en Business Plus, Enterprise Standard y Plus, Enterprise Essentials Plus, Frontline Standard y Plus, Education Fundamentals, Standard y Plus, y con Vault como complemento.

Hay un límite importante. Las reglas de retención (cuánto tiempo se guardan los datos) y las retenciones por litigio (congelar datos ante un juicio) para Gemini en Workspace llegarán «en versiones futuras». La aplicación Gemini, en cambio, las tiene en Vault desde junio de 2026, según el mismo blog. Mientras tanto, desde la consola de administración se puede, por unidad organizativa, impedir que los usuarios borren conversaciones a mano o fijar un borrado automático tras un período de inactividad.

Por qué importa en Uruguay

Si su equipo pega en Gemini datos de clientes, esas conversaciones también son información de la empresa. Ante una auditoría, un reclamo o un pedido judicial, alguien puede preguntar qué se le consultó a la IA y qué respondió.

La Ley 18.331 de protección de datos personales establece, en su artículo 8, que los datos deben eliminarse cuando dejan de ser necesarios para los fines por los que se recolectaron. La ley no fija un plazo para historiales de IA. Ese plazo debe decidirlo la propia empresa, con su asesor legal. En concreto: guardar todo para siempre tampoco es la respuesta segura.

Qué puede hacer su empresa

• Verifique si su edición de Workspace incluye Vault.
• Revise si el historial de conversaciones de Gemini está activado; sin él, no hay nada que exportar.
• Defina por escrito cuánto tiempo se guarda ese historial, quién puede borrarlo y quién puede exportarlo.
• Haga una exportación de prueba con un usuario y un rango corto de fechas, antes de necesitarla de verdad.

Un ejemplo hipotético: un estudio contable de Montevideo recibe el pedido de un cliente que quiere saber qué se hizo con sus datos. La administradora filtra en Vault las cuentas del equipo que atendió ese caso y las fechas del trabajo, y obtiene el registro de consultas y respuestas. Como el estudio ya había fijado una política escrita, sabe además desde cuándo existen esos registros y quién tenía permiso para borrarlos.

El caso de Meta Muse muestra por qué conviene saber dónde quedan los chats con IA y quién los controla.

Fuentes:

• Google Workspace Updates: Vault exporta Gemini en Workspace
• Google Workspace Updates: retención y retenciones legales para la app Gemini
• IMPO: Ley 18.331 de protección de datos personales

Por Sofía Rivero