Muchas empresas creen que para mejorar su productividad necesitan cambiar completamente el software que utilizan.
Un nuevo ERP.
Un CRM diferente.
Otra plataforma.
Otra capacitación.
Otra inversión importante.
Sin embargo, en muchos casos el problema no está en el sistema.
Está en la enorme cantidad de tareas repetitivas que las personas realizan alrededor de ese sistema.
El verdadero enemigo es la repetición
Copiar información de un programa a otro.
Responder siempre las mismas consultas.
Enviar los mismos correos.
Actualizar varias planillas con los mismos datos.
Buscar información que ya existe en otro lugar.
Son tareas pequeñas.
Pero cuando se repiten cientos de veces por semana terminan consumiendo horas de trabajo.
Y, además, aumentan la posibilidad de cometer errores.
Automatizar no significa reemplazar todo
Existe la idea de que una automatización implica reconstruir todos los procesos de la empresa.
No es cierto.
Muchas mejoras pueden implementarse sin modificar el software principal.
Simplemente conectando herramientas que ya existen.
O automatizando pequeñas acciones repetitivas.
La mayoría de las empresas puede ahorrar mucho tiempo sin cambiar la forma en que trabaja.
Los pequeños cambios suelen producir grandes resultados
No hace falta comenzar por proyectos enormes.
Algunos ejemplos sencillos son:
- recibir automáticamente las consultas del sitio web en un único lugar;
- enviar respuestas iniciales fuera del horario comercial;
- generar avisos cuando un cliente solicita un presupuesto;
- copiar datos entre aplicaciones sin intervención manual;
- organizar automáticamente documentos o archivos;
- crear recordatorios para tareas pendientes.
Cada automatización puede ahorrar pocos minutos.
Pero cuando ocurre cientos de veces al mes, el impacto resulta considerable.
Menos tareas repetitivas significa más tiempo para decidir
Las personas aportan valor cuando analizan, resuelven problemas y toman decisiones.
No cuando pasan horas copiando datos de una pantalla a otra.
La automatización permite liberar tiempo para aquellas tareas donde realmente hace falta el criterio humano.
Ese suele ser el beneficio más importante.
Automatizar también mejora la calidad
Cada vez que una persona introduce manualmente información existe la posibilidad de equivocarse.
Un número.
Una fecha.
Un correo electrónico.
Un importe.
Reducir la intervención manual no solo acelera el trabajo.
También ayuda a disminuir errores que luego generan retrabajo o problemas con los clientes.
No todas las automatizaciones son complejas
Hoy existen herramientas capaces de conectar aplicaciones mediante flujos muy simples.
En muchos casos no hace falta desarrollar software desde cero.
La clave consiste en identificar correctamente qué proceso conviene automatizar y cuál debería seguir realizándose de manera manual.
La tecnología viene después.
Cómo puede ayudar UOL
En UOL comenzamos observando cómo trabaja la empresa.
Buscamos identificar dónde se pierde tiempo, qué tareas se repiten todos los días y cuáles generan mayor carga administrativa.
A partir de ese análisis proponemos mejoras graduales.
Muchas veces basta con automatizar pequeños procesos para obtener resultados visibles desde las primeras semanas.
Nuestro objetivo no es cambiar todos los sistemas.
Es hacer que los que ya utilizas trabajen mejor entre sí.
Conclusión
La transformación digital no siempre empieza con un gran proyecto.
Muchas veces comienza eliminando pequeñas tareas repetitivas que consumen tiempo sin aportar valor.
Antes de pensar en cambiar toda la infraestructura tecnológica, conviene analizar si algunos ajustes y automatizaciones pueden ofrecer el resultado que la empresa necesita.
Porque la mejor automatización no es la más compleja.
Es la que consigue que el trabajo diario sea más simple, rápido y eficiente.
Deja un comentario