Google suma a Workspace Studio condiciones anidadas y un paso que busca documentos en Drive: sirve a cualquier pyme que manda los mismos archivos todos los días.

A partir del 13 de octubre, Google empieza a habilitar nuevas funciones en Workspace Studio, su herramienta para armar flujos automáticos sin programar. El despliegue puede tardar hasta 15 días en llegar a tu cuenta.

Qué trae la actualización

Las condiciones ahora pueden ir una dentro de otra, así que un mismo flujo decide en varios niveles: primero quién escribe, después qué pide. El disparador de Gmail puede ignorar las respuestas posteriores de un hilo, para que el flujo no se repita con cada «gracias». Hay un paso nuevo que busca documentos en Drive según criterios que vos definís. Y el paso de Google Meet entrega más datos del evento, como la lista completa de invitados.

Cómo armar un flujo que responde con un archivo

1. Entrá desde la computadora a Workspace Studio y creá un flujo nuevo (New flow).
2. Como disparador, elegí la opción de correo nuevo (When I get an email) y filtrá por remitente, asunto o palabras. Solo aparecen las etiquetas propias de Gmail, no las que creaste vos.
3. Agregá una condición (Check if), por ejemplo por remitente, y adentro otra por asunto. Las anidadas aparecen cuando te llegue la actualización.
4. Sumá el paso de Drive para encontrar el documento, como la lista de precios o el catálogo, y después el paso que lo envía.
5. Usá la prueba (Test run). Ojo: hace acciones reales, como mandar correos, así que probá con una casilla propia.
6. Si todo funciona, activalo con Turn on.

Costo: sin cargo extra si tu empresa ya paga Workspace. Viene en Business Starter, Standard y Plus, en Enterprise Standard y Plus y en planes de Education; las cuentas personales acceden solo por Google Workspace Experiments.

Límites y cuándo no conviene

Cada persona puede crear hasta 25 flujos, contando los apagados, con un máximo de 20 pasos por flujo. El administrador tiene que habilitar Gemini y puede bloquear pasos o pedir aprobaciones.

No conviene si cada respuesta requiere criterio caso por caso o si involucra datos sensibles de clientes: los pasos que conectan aplicaciones de terceros pueden compartir contenido de tu Gmail o tu calendario, así que usá solo servicios de confianza.

Fuentes:

• Google Workspace Updates
• Ayuda de Workspace Studio: crear un flujo
• Ayuda de Workspace Studio: límites

Por Camila Olivera

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